Alfresco Share : éditer collaborativement des documents MS Office… sans SharePoint

Alfresco Share 3.4 est riche de nouvelles fonctionnalités qui en font une solution de GED collaborative complète, capable d’éditer des documents MS Office sans avoir à recourir à SharePoint. Les capacités d’Alfresco Share à ce sujet sont un des éléments clés de la solution, sur lesquels cet article se propose de faire le point.

Alfresco a introduit avec la version 3 le support du protocole SharePoint. Cela signifie que Alfresco, vu de la suite Microsoft Office, est un serveur SharePoint; en effet les fonctionnalités collaboratives de Microsoft Office se basant sur la présence d’un serveur SharePoint deviennent opérationnelles en la présence d’Alfresco Share. L’édition en ligne de documents MS Office stockés dans Alfresco Share se base sur ces fonctionnalités collaboratives, les capacités et l’ergonomie sont donc celles proposées par Microsoft. Concrètement, l’utilisateur a le choix entre accéder aux documents depuis MS Office ou depuis l’interface Web Share. Dans les deux cas, il peut accéder directement au document stocké sous Alfresco, sans passer par un étape de téléchargement en local sur son poste.

Alfresco annonce le support SharePoint pour les versions 2007 et 2003 de Microsoft Office. Quelques éléments du protocole SharePoint ne sont pour l’instant pas supportés par Alfresco, tels que alertes sur document, les liens, les tâches, les méta-données personnalisées et les sous-sites.

Fonctionnement

Depuis MS Office, l’accès à Share peut se faire simplement par le menu « Fichier > Ouvrir », en fournissant l’URL d’accès au serveur Alfresco. L’utilisateur peut également directement créer un nouveau document dans Share à partir de MS Office. Depuis l’interface Web Alfresco Share, l’utilisateur peut ouvrir un document simplement par la fonction « Modifier en ligne » comme montré sur cet exemple :

L’utilisateur obtient alors le même résultat qu’après un double-clic sur l’explorateur de fichiers, à savoir l’ouverture du document sous MS Office. Il existe toutefois une différence importante : le volet « Espace de travail partagé » de MS Office est activé, ce qui donne accès aux fonctionnalités collaboratives :

Volet Collaboratif sous MS Office 2003

Le document est automatiquement verrouillé, l’utilisateur peut directement le modifier, le sauvegarder avec une prise en compte immédiate dans Alfresco. Il peut également choisir de l’extraire, afin de pouvoir l’éditer hors-ligne.

Le volet « espace de travail partagé » offre d’autres fonctionnalités telles que l’accès aux autres documents de l’espace de travail, la liste des membres de l’espace de travail, l’accès à l’historique des versions …

La mise en place de ce fonctionnement requiert une conduite du changement auprès des utilisateurs. Il existe en effet plusieurs manières de procéder, l’utilisateur doit donc être guidé. On peut noter par exemple que la création d’un document directement dans Share se traduit par défaut par la création d’un espace de travail (donc d’un site Share). Il est souvent souhaité de limiter ce fonctionnement ; cela peut être obtenu par paramétrage d’Alfresco Share, toutefois le mode opératoire à utiliser doit être explicité et diffusé auprès des utilisateurs.

Liens utiles

Alfresco 3.4 ou la migration vers Share

Comprendre Alfresco Share en 2 jours

Prototype Alfresco Share

Migrer vers la dernière version de Microsoft Office ?

Par rapport à d’autres types de migrations, migrer vers une nouvelle suite bureautique (mise à jour vers MS Office 2007/2010 ou migration vers OpenOffice.org, LibreOffice, etc) met en jeu relativement moins d’aspects purement techniques. Il n’en reste pas moins que tout projet de migration réussi se prépare à l’avance. Ainsi, il faudra identifier les démarches qui, dans le contexte particulier de l’entreprise, devront être mises en œuvre pour assurer la réussite du projet. Nous examinerons aujourd’hui les éléments importants et souvent méconnus d’une migration vers Office 2007 ou Office 2010.

Le Ribbon, une interface très remaniée

Microsoft a proposé une évolution majeure de MS Office début 2007. La suite bureautique n’avait pas connu de mis à jour depuis quatre ans. Contrairement aux versions précédentes, Office 2007 introduit des différences notoires et qui ne sont pas sans conséquences dans le cadre d’une migration. Avec MS Office 2007, Microsoft a bouleversé les codes définis de longue date avec les interfaces graphiques en introduisant la nouvelle interface dite « Ribbon ».

Le Ribbon est une interface remplaçant le menu et les barres d’outils par d’une série de panneaux disposés en onglets et présentant les commandes de façon très visuelle. Au départ, l’idée derrière ce concept est d’éviter à l’utilisateur de devoir rechercher les fonctions dans des menus devenus de plus en plus chargés. Avec le Ribbon, l’ensemble, ou presque, des fonctions devient accessible par les panneaux.

L’idée est louable et censée, mais, dans la mesure où il n’y a pas d’option pour revenir à l’interface « classique », le Ribbon déstabilise fortement les utilisateurs. Aussi, les entreprises qui migrent depuis des versions antérieures à Office 2007 se trouvent contraintes de prévoir un accompagnement important des utilisateurs afin de ne pas subir une perte de productivité prolongée de leurs équipes. Face à ce sérieux problème, des développeurs tiers n’ont pas tardé à proposer des solutions permettant aux utilisateurs de retrouver leurs anciens menus et barres d’outils, même si appliquer une rustine ne représente pas une solution idéale.

Plus préoccupant encore, le Ribbon présente des défauts de conception, voire de concept : la présentation de toutes les fonctions sous cette forme visuelle réclame beaucoup d’espace, contraignant les utilisateurs à naviguer d’un panneau à l’autre pour accéder aux fonctions. L’espace réservé aux documents est également plus réduit, notamment dans la hauteur, ce qui a notamment conduit Microsoft à masquer la règle dans Word. De plus, les fonctions qui ne sont pas directement visible sur le panneau (ce serait tout simplement impossible) sont placées dans des listes qui sont loin d’être intuitives, et sur une interface moins structurée qu’un menu.

Au final, même les utilisateurs aguerris ont beaucoup de mal à retrouver une commande qu’ils connaissaient sur l’interface classique. Une étude réalisée auprès d’utilisateurs avancés a montré qu’après un an d’utilisation, ils souffraient toujours d’une baisse de productivité par rapport à l’interface classique. Nombre d’entre eux revenaient d’ailleurs en arrière pour cette raison.

OpenXML, des nouveaux formats ouverts et basés sur XML

A la demande d’un nombre croissant de clients, Microsoft a introduit de nouveaux formats de fichiers dans MS Office 2007, sous le nom d’OpenXML. Ces formats sont documentés et reposent sur la norme XML. Ce n’était pas la première fois que Microsoft introduisait des formats basés sur XML. C’était déjà le cas pour Office 2002 et plus encore Office 2003, même si ces anciens formats n’ont pas survécu. La grande différence avec OpenXML, c’est que ce dernier s’applique par défaut.

Qui n’a pas vu arriver avec perplexité des documents .docx, que les anciennes versions ne pouvaient ouvrir nativement ? Microsoft a fait d’OpenXML une norme ISO, après un parcours à rebondissements. Au final, seul MS Office 2010 implémente la version ISO d’OpenXML, le format d’Office 2007 étant devenu obsolète.

Cette prolifération de formats est un facteur majeur de perturbation pour une entreprise qui souhaite évoluer progressivement vers la nouvelle suite. En effet, la migration vers la dernière version d’Office doit se faire en un seul bloc, et les utilisateurs doivent être sensibilisés à la question des formats documentaires.

Une acceptation très lente

La nécessité de l’accompagnement, le changement des formats auxquels s’ajoutent d’autres écueils (macros et développements à adapter au nouveau langage de programmation, puissance machine requise plus importante qu’avant) ont conduit nombre d’entreprises et d’administrations à temporiser la migration vers la nouvelle version.

Beaucoup ont pris le parti de profiter de cette migration forcée pour passer à la concurrence et s’affranchir, avec OpenOffice.org, des coûts de licences. Ainsi, en 2010, OpenOffice.org disposait de 20% de parts de marché en France. Aujourd’hui, avec la fin du support de MS Office 2003, nombre d’entreprises vont devoir se poser la question de leur avenir bureautique.

En savoir plus

Le webinaire « Réussir sa migration vers OpenOffice.org » présente les éléments qui déterminent le succès d’un projet bureautique open source ainsi que la satisfaction des utilisateurs.

Liens utiles

http://www.exceluser.com/explore/surveys/ribbon/ribbon-survey-results.htm

http://www.lemagit.fr/article/microsoft-entreprises-migration-office-2010/7750/1/forrester-migrer-vers-office-2010-est-pas-une-partie-plaisir/

Partagez plus, envoyez moins avec Zimbra 7

Assistez à un webinaire gratuit de découverte des nouvelles fonctionnalités de VMware Zimbra 7 le 1er mars à 10h.

VMware a pour principal objectif d’aider ses clients à transformer leur environnement informatique en un cloud capable de fournir l’informatique en tant que service. Le marché informatique a beaucoup évolué ces dernières années avec l’arrivée des tablettes, appareils sur iOS, applications accessibles depuis un navigateur, et services facturés à l’utilisation. VMware s’engage à fournir aux DSI les outils nécessaires pour qu’ils puissent mettre les services IAAS, PAAS et SAAS à disposition de leurs utilisateurs.

Cet engagement signifie entre autres que VMware a accru son investissement dans Zimbra en 2010 afin d’accélérer la sortie de Zimbra 7, la dernière version de la plateforme de collaboration.  Zimbra fournit un cloud de collaboration permettant aux utilisateurs d’accéder à leurs informations personnelles et partagées, où qu’ils soient, tout en fournissant au service informatique les moyens d’assurer la sauvegarde et la sécurité des données.

Vous remarquerez peut être que VMware annonce la sortie de ses trois principaux produits – VMware Zimbra Collaboration Server (anciennement Zimbra Collaboration Suite), ainsi que les versions beta de VMware Zimbra Collaboration Appliance (ZCA) et VMware Zimbra Desktop (ZD). Concernant l’avenir, VMware s’engage à sortir les versions futures de VMware Zimbra en tant que plateforme unique.

VMware pense que cet engagement vers une plateforme unique présente des avantages considérables à la fois pour les administrateurs et les utilisateurs finaux de VMware Zimbra.

  • Pour les utilisateurs cela veut dire qu’il importe peu qu’ils soient en ligne ou hors ligne, ou qu’ils accèdent depuis un BlackBerry, un iPhone ou un laptop. Leur utilisation de Zimbra restera la même. Les utilisateurs pourront ainsi accéder à leurs informations contenues sur le cloud depuis n’importe où.

  • Pour les administrateurs, cela veut dire qu’ils auront plus d’options et une meilleure maitrise du déploiement. Ils auront comme toujours le choix de déployer sur un cloud privé ou public. Zimbra 7 est géré depuis une console d’administration simple d’usage, accessible depuis un navigateur et dont l’installation s’effectue en moins de 10 minutes.

Zimbra 7 introduit 230 nouvelles fonctionnalités destinées aux entreprises, dont le partage des données, de nouvelles fonctionnalités de recherche et de gestion du calendrier, et des outils de gestion améliorés. L’objectif avec Zimbra est d’accroître la productivité des utilisateurs finaux, d’ouvrir la plateforme et d’améliorer la gestion de la solution.

Les nouvelles fonctionnalités développées par l’équipe Zimbra pour VMware Zimbra 7 comprennent :

Partager plus, envoyer moins :

Partager des fichiers – VMware Zimbra 7 comprend un accès la fonctionnalité de porte-document de Zimbra permettant aux utilisateurs de partager ou stocker aisément des fichiers sur le cloud. Zimbra 7 inclut une gestion de documents basique configurable directement depuis Zimbra. Les utilisateurs peuvent ainsi déposer et accéder à des versions multiples d’un même fichier ou document, tandis que les nouvelles fonctionnalités de “check-in” et de “check-out” simplifient la gestion documentaire et la collaboration.

Gestion simplifiée :

Auto gestion des utilisateurs finaux – Zimbra s’engage depuis longtemps à faciliter l’administration système et Zimbra 7 ne fait pas exception à la règle. Aux fonctionnalités telles que options de gestion des listes de distribution, simplification de la gestion de la charge, rétablissement automatique du système, maintenance matérielle sans interruption de service s’ajoutent de nouvelles options permettant aux utilisateurs de se gérer eux-même sans avoir à faire appel au service informatique. Par exemple, un utilisateur peut récupérer lui-même les emails supprimés y compris après avoir vidé la corbeille. Zimbra 7 est la plateforme la plus robuste que Zimbra ait jamais produite, avec plus de 2000 corrections de bogues et des améliorations au niveau de la performance et de la montée en charge.

Gérer son courier entrant :

Productivité accrue – l’équipe Zimbra a consacré beaucoup d’efforts à repenser la boîte mail et le calendrier. Les mises à jour du calendrier déclenchent de nouveaux workflows afin de coordonner les rendez-vous et organiser des réunions entre plusieurs personnes. L’assistant aide les utilisateurs en suggérant des plages horaires, salles et ressources à tous les participants simultanément – en prenant en compte les situations géographiques et fuseaux horaires – afin de faciliter la coordination des calendriers d’un nombre important d’utilisateurs.

Le 1er mars, StarXpert effectuera un webinaire gratuit consacré à VMware Zimbra 7 et durant lequel nous passerons en revue les nouvelles fonctionnalités de la dernière version Inscrivez-vous dès maintenant pour réserver une place.

OpenOffice.org 3.3 est sorti

La nouvelle version 3.3.0 de OpenOffice.org est sortie, disponible en français entre autres langues. OpenOffice.org 3.3 est téléchargeable depuis la page web habituelle.

OpenOffice.org est disponible en version MS-Windows (XP, Vista et Seven), Linux / Deb 32 et 64 bits, MacOS-X processeurs Intel et PowerPC. Les packs langues français correspondants sont également disponibles. Cependant, la version Linux n’ayant pas été testée et n’étant donc pas validée, celle-ci reste pour le moment au stade de « release candidate ».

L’annonce officielle de la publication de la version anglophone est également consultable en ligne.