OPAL (OpenOffice Plug-in for ALfresco) pour Alfresco 3.4 maintenant disponible

Cindy Piassale — 17 janvier 2012

OPAL, le plugin permettant d’ouvrir et de modifier des fichiers OpenOffice/LibreOffice placés sur un serveur Alfresco, bénéficie d’une nouvelle version, compatible avec Alfresco 3.4, OpenOffice 3.3 et LibreOffice.

OPAL 3.3.1 apporte également des corrections, notamment concernant la modification des méta-données des documents depuis la suite bureautique. Cette nouvelle version corrige aussi la modification des type-mime des fichiers qui posaient des problèmes pour la prévisualisation des fichiers dans Share.

La fonction d’enregistrement des fichiers a été simplifiée afin de proposer un fonctionnement intuitif pour l’utilisateur, en reprenant la logique des fonctions d’enregistrement et de fermeture de document du menu Fichier standard d’OpenOffice.org/LibreOffice.

Ainsi lorsque l’utilisateur utilise la fonction « Enregistrer » du menu OPAL, la copie de travail est mise à jour sur le serveur sans poser de question (pas de création de nouvelle version à cette étape). La copie de travail n’est réintégrée dans le document sur le serveur que lors de la fermeture du document. Une nouvelle version du document sera créée à la fermeture du document seulement.

En savoir plus :

Télécharger OPAL pour :

Nouvelle extension MSO Preview : visualiser un document OpenOffice ou LibreOffice dans MS Office… sans MS Office

Thibault Vataire — 5 janvier 2012

L’absence de coût des licences OpenOffice.org et LibreOffice permet aux entreprises d’équiper leur utilisateurs d’une suite bureautique à jour de la dernière version, sans grever leur budget informatique. C’est pourquoi de plus en plus d’entreprises utilisent l’alternative bureautique open source. Pour les échanges avec les utilisateurs d’Office, Microsoft a développé des visionneuses–téléchargeables gratuitement–permettant de prévisualiser un document et de s’assurer qu’il sera lisible par MS Office sans erreurs.

StarXpert a développé une nouvelle version de l’extension MSO Preview, laquelle permet de visualiser le rendu d’un document à l’aide des visionneuses, directement depuis LibreOffice ou OpenOffice.org. Cette dernière version de MSO Preview fonctionne sous Windows et maintenant sous Linux, et apporte un certain nombre de correctifs de bugs.

L’utilisation de l’extension MSO Preview sous Linux requiert l’installation préalable de Wine. Il suffit ensuite de télécharger les visionneuses et de les installer, d’installer l’extension MSO Preview et de la configurer pour indiquer le chemin où trouver les visionneuses. La visionneuse affichera alors le document tel qu’il apparaîtra dans Word, Excel ou PowerPoint.

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Télécharger la nouvelle version de l’extension MSO Preview

Changements apportés par cette version

 

 

 

 

 

Alfresco : audit de performances d’Explorer vs Share

Jérémie Lesage — 2 décembre 2011

Alfresco Share, étant plus récent qu’Alfresco Explorer, bénéficie de nouvelles améliorations et c’est bien normal. Mais au delà des nouveautés fonctionnelles, qu’en est-il des performances ? C’est ce que StarXpert a cherché à savoir en effectuant un audit des deux interfaces.

StarXpert a donc mis face à face Alfresco Explorer, l’interface développée en JSF, et Alfresco Share, l’interface développée avec le nouveau framework Spring Surf. StarXpert a utilisé JMeter pour stresser l’application, et a étudié le comportement de la machine pendant les phases de tests grâce à des outils développés en interne.

Méthodologie

La version installée est Alfresco Enterprise 3.4. Un script JMeter a été développé pour stresser l’interface Explorer. Puis, un script équivalent a été développé pour l’interface Share. Ces scripts sont simples : Ils se contentent de parcourir une dizaine d’espaces contenant entre 4 et 866 fichiers pdf (pour un total de 2 319 fichiers). Le scénario est le suivant :

  1. L’utilisateur s’authentifie
  2. Il accède à l’espace racine d’Alfresco (My Alfresco ou Repository)
  3. Il accède à l’espace de test racine, contenant les 10 espaces de tests.
  4. Il rentre dans un espace de test et liste les fichiers.

Les étapes 3 et 4 sont répétées en boucle jusqu’à la fin du test. Le script changeant d’espace à chaque itération, au total 1000 itérations sont effectuées pour chaque test.

Le test a été lancé successivement avec 5, 10, 15, 20, 25, 30, 35, 40, 45 et 50 threads simultanés. Il faut préciser qu’un thread ne correspond pas à un utilisateur réel. On peut considérer qu’un thread impact le serveur de la même façon que 5 à 10 utilisateurs travaillant simultanément.

Le serveur utilisé pour ce test est un serveur virtualisé sur vmware avec 2 cpu et 4Go de RAM, application sur Tomcat et MySQL.

Résultat

Les deux graphiques ci-dessous présentent une synthèse des résultats pour les deux interfaces.

Les barres représentent le temps de réponse moyen d’une page en millisecondes. Le premier trait pointillé correspond à 1 seconde, le premier trait plein correspond à 2 secondes.

Les lignes représentent le débit moyen en pages par minutes. L’échelle utilisée ici est exponentielle, en moyenne le débit est compris entre 300 et 1100 pages par minutes.

On constate que l’interface Explorer s’effondre lorsque la charge est trop importante (>35 threads) alors que l’interface Share encaisse la charge de façon linéaire.

On peut voir aussi que le débit maximal de la machine (~1k pages/minutes) est atteint avec 15 threads, soit 75 à 150 utilisateurs. Au dessus de ce seuil, les performances vont naturellement se dégrader.

Cependant, le point le plus important de l’étude est de constater qu’après les tests de charge, le système se rétablit parfaitement si on utilise l’interface Share, ce qui n’est pas le cas pour l’interface Explorer. Un redémarrage de l’environnement Tomcat devient indispensable !

Ceci s’explique en regardant l’évolution de la mémoire JAVA. La région Old Generation de la pile mémoire se remplit progressivement au cours des tests, jusqu’à atteindre le seuil maximal. Ceci provoque un déclenchement disproportionné du Garbage Collector et impact très fortement les performances.

En utilisant l’interface Share, ce phénomène ne se rencontre pas.

Conclusion

Cette étude nous montre que l’interface Share gère mieux la mémoire Java que l’interface Explorer. Elle peut donc plus facilement subir un pic d’activité sans compromettre la stabilité de l’application. On peut conclure également que l’usage d’outils de stress et de supervision (tels que ceux développés par StarXpert) est necessaire pour mieux calibrer et optimiser les serveurs Alfresco.

 

Comment créer un site web en un temps record avec Alfresco

Alain Nowak — 8 novembre 2011

La Gestion de Contenu Web (WCM) est devenue une partie incontournable de la Gestion de Contenu de d’entreprise. Alfresco proposait depuis longtemps une solution appelée Alfresco WCM. Or, celle-ci avait l’inconvénient majeur de nécessiter des compétences informatiques pour effectuer une mise en place initiale, pour par exemple paramétrer des formulaires XSD et des templates FreeMarker.

Alfresco WCM est maintenant remplacée par le module Web Quick Start. Le point clé de cette nouvelle solution est sa simplicité de mise en œuvre, qu’il s’agisse de son installation ou de son utilisation. De plus, Web Quick Start intègre des modèles de sites permettant de démarrer sur un existant et d’avoir immédiatement une visualisation du fonctionnement et des concepts de l’outil.

La solution Web Quick Start est basée sur Alfresco Share. Elle bénéficie donc de la facilité d’utilisation de cette interface développée selon les concepts du « Web 2.0 ».

Fonctionnalités principales

Web Quick Start apporte les fonctionnalités suivantes (liste non exhaustive) :

  • modification de la structure du site publié en modifiant l’organisation des dossiers Alfresco Share
  • gestion des menus d’accès aux rubriques
  • paramétrage de la page d’accueil par sélection d’éléments des différentes rubriques, par choix de carrousel d’images, extraits d’articles de blogs, extraits de contenus
  • gestion des liens entre rubriques et articles
  • définition de templates pour la page d’accueil de chaque rubrique ou sous-rubrique, pour les articles d’une rubrique, pour les contenus d’une rubrique
  • accès à des publications (téléchargement de documents PDF présents dans le référentiel Alfresco)
  • formulaire de contact
  • commentaire sur les articles
  • gestion du multilinguisme
  • recherche plein texte

Installation et utilisation

L’installation de Web Quick Start sur Alfresco se résume à l’installation de modules Alfresco. La procédure décrite sur le wiki d’Alfresco s’effectue en quelques minutes.

Une fois Web Quick Start installé, une visualisation rapide de ses capacités est proposée à l’aide des exemples fournis avec le produit.

La procédure à suivre pour cela est :

  • créer un site Alfresco Share,
  • utiliser la fonction Personnaliser le tableau de bord puis Ajouter des dashlets
  • choisir la dashlet Démarrage rapide WQS

Le tableau de bord du site proposera alors la dashlet Web Quick Start :

  • Web Quick Start est fourni avec deux modèles de site. Choisir un modèle puis faire Import.

Le site pubié correspondant est alors accessible depuis l’url http://monServeur:8080/wcmqs.

Aperçu du fonctionnement

La structuration du site publié, les pages et les contenus sont définis et gérés dans l’espace documentaire du site Alfresco Share.

Cet espace est organisé comme suit (exemple après avoir importé le modèle Government) :

La branche éditoriale sera utilisée pour effectuer et tester des modifications, la branche Live correspond elle à ce qui sera visualisé par les utilisateurs. La validation d’une modification s’effectue via un workflow pré-défini.

Les sous-répertoires du site correspondent aux rubriques du site; le contenu des sous-répertoires sont les pages affichées. Les sous-répertoires d’une rubrique correspondent aux sous-rubriques.

La modification des pages s’effectue par l’éditeur web intégré à Alfresco Share.

Pour aller plus loin

Le paramétrage s’effectue principalement via les méta-données des dossiers et des pages.

Les modèles de pages sont des pages Surf. Leur définition implique donc des fichiers XML et des templates Freemarker.

Alfresco Enterprise 4 : quelles améliorations attendre ?

Alain Nowak — 25 octobre 2011

La première version Alfresco Communautaire (4.0a) est déjà disponible alors qu’Alfresco Enterprise est prévu pour la fin de l’année. StarXpert lève le voile sur les nouveautés qui caractérisent la prochaine version majeure d’Alfresco.

L’équipe d’Alfresco a mis l’accent sur trois sujets :

  • améliorer l’ergonomie d’Alfresco
  • enrichir les fonctions de réseau social d’entreprise
  • faciliter le déploiement et l’administration

Au titre de ces 3 sujets, les améliorations relevées par StarXpert sont :

  • le glisser-déplacer pour déposer des fichiers, pour déplacer des fichiers
  • l’édition en ligne des propriétés des documents
  • des possibilités de tri accrues
  • la refonte du calendrier,
  • une intégration avec Twitter, YouTube, Facebook, des fonctions de suivi des personnes et des contenus, des notifications email sur abonnement,
  • une nouvelle console d’administration (gestion des tags, des workflows, configuration…),
  • le remplacement de l’indexation Lucene par le moteur de recherche Solr. Ceci apporte des améliorations notables sur les capacités de recherche, ainsi que sur les performances d’Alfresco.

On note aussi sans surprise l’arrivée du moteur de Workflow Activiti, qui était déjà annoncé pour cette version.

Autre grande nouveauté, Alfresco Team est un outil dédié permettant d’étendre le travail collaboratif sur les contenus au terminal mobile. Alfresco le considère comme un un point clé de l’avenir. L’ECM pourra ainsi tirer partie de la révolution concernant la diffusion d’outils nomades apportée notamment par Apple (iPhone, iPad).

Activiti et Bonita : tour d’horizon des solutions de BPM open source

Khalil Mezyaoui — 6 octobre 2011

Il existe deux principales solutions open source permettant de modeler et de mettre en place un processus BPM : Activiti, bénéficiant du soutien d’Alfresco, et Bonita. StarXpert a préparé un livre blanc gratuit permettant de mieux comprendre Activiti et de le comparer à Bonita. Cet article fournit un aperçu rapide.

Activiti

Activiti est un projet open source de gestion des processus métier (BPM), lancé en 2010 sous licence Apache, pour implémenter le nouveau standard BPMN 2.0 de l’OMG (Object Management Group) et pour permettre de supporter de manière optimale les nouveaux défis technologiques comme l’interopérabilité et le mode cloud.

Géré sous une marque indépendante, Activiti fonctionne indépendamment du système ECM open source Alfresco. Entièrement pensé comme un moteur BPM léger et aisément intégrable, Activiti est également conçu pour fonctionner au sein d’environnements cloud évolutifs. Il est publié sous licence Apache 2.0, permettant notamment d’encourager l’utilisation et l’adoption du BPMN 2.0, standard en cours de finalisation par l’OMG.

Activiti comprend différents composants :

  • Activiti Engine
  • Activiti Modeler les fichiers du déploiement.
  • Activiti Explorer
  • Activiti Cycle

Bonita

Bonita, développé par Bonita Open Solution (bonitaSoft), combine trois solutions en une: un studio de création de processus, un moteur de BPM et une interface utilisateur final. Bonita Open Solution offre une solution simple, intuitive et graphique. Le déploiement d’un processus est relativement facile via des menus depuis le studio BonitaSoft. BonitaSoft est conçu pour les utilisateurs/développeurs. Il dispose d’une interface appelée « connecteurs » et qui permet de rajouter l’aspect technique aux activités. A ce jour un nombre important de ces connecteurs est développé et mis à disposition par la communauté. Ceux-ci permettent de communiquer avec une base de données, un web service, une GED, etc.

Un utilisateur peut effectuer des taches de suivi ou d’administration. Cette interface ressemble au module activiti-explorer dans sa partie d’administration.

Activiti vs Bonita

Activiti, lancé seulement en 2010, s’améliore à une vitesse phénoménale. Cependant, Activiti reste un outil s’adressant uniquement aux développeurs. En effet, s’il permet une grande flexibilité, il souffre d’être peu intuitif et donc peu accessible aux usagers autres que développeurs.

De son côté, Bonita reste un outil complet pour faire du BPM, et surtout plus facile à utiliser par les non-développeurs.

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Téléchargez gratuitement le livre blanc  » Découverte d’Activiti et comparaison avec Bonita « 

Projet collaboratif Alfresco : fédérez vos équipes avec un Extranet commun !

Isabelle Boulet — 20 septembre 2011

La semaine dernière, nous avons évoqué le cas d’un workflow de validation intégrant un outil de signature éléctronique au sein d’Alfresco. Cette semaine nous allons aborder un autre cas de figure fréquement demandé par nos clients : la mise en oeuvre d’un extranet Alfresco permettant de rassembler tous les acteurs d’un projet.

En effet, nombre de projets nécessitent d’encourager la communication et le partage de documents au sein d’équipes dont la collaboration n’est pas facilitée par le manque de contacts ni par des besoins et modes de fonctionnement hétérogènes. Par exemple, le projet du grand théâtre des Cordeliers de la ville d’Albi concerne des intervenants aussi divers que maîtres d’ouvrage, assistants à la maitrise d’ouvrage, maître d’oeuvre et entreprises. Aussi la ville d’Albi avait besoin d’un outil de GED permettant de centraliser et de partager l’ensemble des documents dans le cadre du projet, mais aussi d’assurer la traçabilité des plans, des notes de synthèse, des compte-rendu de chantier etc …

L’outil de GED devait être accessible depuis le réseau local de la ville d’Albi ainsi que depuis internet via des accès sécurisés et un navigateur. Chaque utilisateur devait pouvoir accéder au système de GED par le biais d’un compte nominatif lui permettant d’accéder aux documents en fonction de ses droits. Pour cela, Alfresco a été connecté à un annuaire central, afin de récupérer les noms des utilisateurs et les groupes d’utilisateurs. Les utilisateurs sont authentifiés soit grâce à l’annuaire central Active Directory de la ville d’Albi, ou pour les utilisateurs externes via une authentification CAS connectée à l’annuaire LDAP.

Une traçabilité de l’ensemble des opérations réalisées avec chaque compte est assurée : création, suppression ou modifications (avec une gestion du versioning) des documents. Le volume de documents créés pour un tel projet requiert également la possibilité d’effectuer des recherches dans le titre des documents, les commentaires et le contenu (recherche plein texte pour les documents bureautiques : OpenOffice, Microsoft Office, PDF). Enfin, les documents supprimés sont conservés sur une sauvegarde pendant un mois.

Gestion des droits d’accès aux documents

Les droits d’accès aux répertoires sont définis en amont et sont gérés par l’administrateur du système GED. Les utilisateurs finaux ne peuvent pas de leur propre chef créer ou modifier ces droits d’accès. Lorsqu’un utilisateur crée un dossier ou un document, celui-ci hérite des droits du répertoire supérieur. Trois rôles définissent les possibilités d’accès aux répertoires et documents. Les rôles sont attribués aux utilisateurs ou groupes d’utilisateurs au niveau de chaque répertoire géré par l’administrateur du système :

  • Lecteur : permet uniquement d’accéder au répertoire et à son contenu pour consulter les documents
  • Collaborateur : permet d’accéder au répertoire et à son contenu mais également de modifier ou d’ajouter un document
  • Coordinateur : permet d’accéder à l’ensemble des répertoires et des documents. Ce rôle est réservé aux administrateurs fonctionnels du système

La notion de « propriétaire » d’un répertoire ou document est également importante. En dehors du coordinateur, seul le propriétaire d’un répertoire/document est autorisé à supprimer un document. Il ne peut donc pas y avoir de suppression intempestive sans que le propriétaire du document (en général le créateur) ne soit partie prenante. Cela montre une fois de plus l’importance d’avoir un compte nominatif par utilisateur.

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Alfresco : implémenter un workflow de validation

Isabelle Boulet — 12 septembre 2011

Alfresco est un logiciel de gestion de contenu d’entreprise très puissant, et nombre de DSI reconnaissent le besoin d’une telle application au sein de leur entreprise privée ou publique. Cependant, ils ne savent pas toujours comment aborder le projet. StarXpert intervient souvent pour expliquer Alfresco et sa mise en oeuvre. C’est pourquoi nous allons examiner ici un cas de figure fréquent, à savoir  la création d’un workflow de validation, tel que nous l’avons implémenté pour un de nos clients parmi les collectivités locales et territoriales .

Le workflow de validation développé ici par StarXpert permet la gestion des arrêtés (les décisions de nomination à un poste) pour le compte du service des Ressources Humaines. L’objectif de l’application est de dématérialiser le processus de validation et de signature des nominations, avec l’aide d’un parapheur électronique. Les arrêtés sont produits par l’application Métier, qui les déverse dans un site Alfresco Share. Les méta-données fournies par l’application Métier permettent le classement du document lors de son importation dans Alfresco. Le plan de classement est organisé par direction et par type d’arrêté.

Le site Alfresco Share est interfacé avec un parapheur électronique, permettant de signer les documents de façon numérique. Ainsi dans le dossier des arrêtés à faire signer, chaque document peut être envoyé dans le parapheur par un simple clic. Il est ensuite automatiquement converti en PDF pour ne plus être modifié. Dans le parapheur, chaque signataire dispose de huit bannettes, dont quatre principales : Dossiers à traiter, à venir, récupérables et en retard.

Lors du traitement, et pour chaque document, s’affichent : la chaîne de validation, un aperçu du document et les actions possibles (viser ou rejeter). En cas de rejet, le validateur peut écrire une annotation publique ou privée. En fin de processus de validation, le Président signe l’arrêté avec un certificat électronique.

Chaque étape de validation est enregistrée dans le dossier RH du candidat dans le site Alfresco Share. Le tableau de bord permet de connaître l’état d’avancement des dossiers.

L’application a été développée sous Alfresco Share 3.4 Enterprise et interfacée avec le parapheur de l’Adullact.

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OpenOffice : les choses s’organisent !

Frédéric Vuillod — 26 juillet 2011

Le désengagement d’Oracle a laissé un vide considérable dans le projet OpenOffice.org. Un projet de cette envergure requiert une solide équipe de développeurs. Or, bon nombre des contributeurs « indépendants » se sont désaffectés pour rejoindre LibreOffice et la Documentation Foundation. C’est alors que la question de l’avenir même d’OpenOffice.org se posait. Certains observateurs ont ainsi estimé que LibreOffice avait réussi à supplanter le projet original en 6 mois seulement. Mais de nouvelles annonces sont venues bousculer le nouvel ordre établi. On peut dire qu’il s’agit d’une histoire riche en rebondissements.

Oracle donne OpenOffice.org à la fondation Apache

Le 1er juin dernier, Oracle a annoncé sa décision de confier OpenOffice.org à la fondation Apache, qui, depuis, l’a accueilli en tant que projet en incubation. Pour autant, la survie d’un projet dépend principalement des capacités de développements dont il dispose et cette question restait sans réponse. En effet, LibreOffice poursuit son bonhomme de chemin et travaille déjà sur la version 3.5, alors que OpenOffice.org n’a livré qu’une version 3.4 beta et que rien ne semble redémarrer de ce côté.

Cependant, on sait que le principal soutien d’Apache n’est autre qu’IBM. On sait également que IBM est très impliqué dans le projet ODF. Dès lors, on est en droit de se demander si cette donation d’OpenOffice.org à Apache n’est pas une façon de passer la main à IBM.

IBM libère Symphony et reverse son code source à OpenOffice.org

Depuis plusieurs années, IBM maintient un fork d’OpenOffice qui dispose notamment d’une interface graphique revue (voir ci-dessous). Ce fork, non libre, est un frein à l’implication d’IBM car il pourrait contraindre IBM à développer deux suites assez différentes (contrairement à ce que faisait Sun avec StarOffice, véritable jumeau de OpenOffice.org).

Le 13 juillet, IBM a annoncé qu’il allait reverser le code de Lotus Symphony au projet OpenOffice.org. Cette nouvelle est très intéressante car elle apporte la solution aux problèmes énoncés ci-dessus, surtout si les futures versions d’OpenOffice.org se dotent de l’interface de Lotus Symphony.

Qu’attendre de cette décision ?

Si IBM ne faisait « que » reverser les 3 million de lignes de code spécifiques à Symphony, cela ne changerait pas grand chose pour l’avenir d’OpenOffice.org. Comme nous l’avons déjà dit et re-dit, il faut des développeurs pour intégrer ce code et ce n’est pas une mince affaire, on s’en doute.

En revanche, si cette annonce est le signe précurseur de l’implication plus forte d’IBM dans le développement d’OpenOffice.org, on peut avoir de nouveau confiance en l’avenir d’OpenOffice.org. Or tout porte à croire que ce sera le cas.

Tandis que LibreOffice commence à voler de ses propres ailes, il semble qu’IBM veuille donner un nouveau souffle à OpenOffice.org, et cela, sans doute avec des choix ergonomiques différents. La nouvelle interface d’OpenOffice.org, tant espérée ou crainte, sera peut être finalement celle de Lotus Symphony ! Nous le saurons dans les semaines ou les mois à venir.

Tour d’horizon de la suite Lotus Symphony

La suite lotus Symphony est une suite bureautique développée par IBM sur la base du code d’OpenOffice.org. Elle existe depuis 2007 et est gratuite mais propriétaire.

Contrairement à la plupart des autres forks d’OpenOffice.org, Lotus Symphony a fait l’objet d’une refonte poussée au niveau de l’interface.

Les principales caractéristiques de l’interface de Lotus Symphony sont les suivantes :

  • Les barres d’outils sont pratiquement remplacées par des panneaux latéraux
  • La suite dispose d’une présentation en onglets, à la façon des navigateurs modernes
  • Une interface à l’apparence plus moderne (mais différente de celle de MS Office 97-2003)

Les fonctionnalités de la suite elle même sont très similaires à celles d’OpenOffice.org et le format de fichier est ODF.

Bon nombre d’utilisateurs de Symphony apprécient l’interface et la trouvent très efficace. Par exemple, les panneaux latéraux présentent clairement les fonctions tout en utilisant l’écran dans la largeur contrairement aux rubans de MS Office 2010.

On peut donc espérer que cette interface servira de base pour la future interface graphique d’OpenOffice.org.

StarXpert dévoile de nouveaux outils d’administration d’Alfresco

Abdellatif Korchi — 8 juillet 2011

StarXpert installe et personnalise des serveurs Alfresco depuis 2006. En cinq ans nous avons remonté un certain nombre de demandes de nos clients visant à faciliter l’administration d’Alfresco. Nous avons répondu à ces demandes en développant de nouveaux outils, preuve qu’Alfresco est extensible grâce à son API et à son code ouverts. Nous avons regroupé ces outils sous forme d’une suite, véritable boite à outils : les StarXpert Admin Tools. En effet, les StarXpert Admin Tools sont des webscripts qui permettent de réaliser différentes taches d’administration, et qui sont intégrés à la console d’administration Share au même titre qu’ASUR (l’outil de reporting Alfresco).

Fonctionnalités des StarXpert Admin Tools :

  1. Ajouter un manager à un site : sur un site Share, seul le gestionnaire du site peut promouvoir un membre au titre de gestionnaire. Or, si le gestionnaire vient à quitter l’entreprise, personne ne peut le remplacer. Pour pallier à ce manque, le nouvel outil permet à un administrateur d’ajouter directement un nouveau gestionnaire du site.
  2. Editer les versions d’un document : les documents définis comme ‘versionnable’ sont versionnés à la manière d’un SVN. Le nouvel outil permet de gérer ces versions, pour par exemple ne garder que la dernière version d’un document par jour, ou bien reculer ou avancer de N version. L’outil permet d’éviter une proliferation de versions rendant le suivi difficile.
  3. Configuration avancée d’alfresco (JMX) : la configuration d’alfresco ( Services, ports…) peut normalement être changée en modifiant les fichiers de configuration sur un serveur à l’arrêt. Le nouvel outil permet de changer la configuration d’Alfresco à chaud en trois étapes :
    1. Téléchargement d’un fichier CSV qui contient la configuration JMX d’alfresco.
    2. Modification des attributs désirés.
    3. Upload du fichier CSV modifié. La dernière action permet de mettre à jour la configuration d’Alfresco instantanément
  4. Lister les erreurs d’indexation Lucene : Alfresco indexe les fichiers texte grâce à lucene. Le nouvel outil permet de lister les erreurs d’indexation qui peuvent se produire : nint, nitf, nicm, nintc (Voir le projet Apache Lucene pour plus de détails sur les erreurs possibles).
  5. Afficher les permissions d’un utilisateur : Alfresco ne permet pas de voir les espaces, dossiers et fichiers sur lesquels un utilisateur possède des permissions. Le nouvel outil permet de chercher un utilisateur et d’afficher en un temps record tous les nœuds sur lesquels il a des permissions. Nous avons choisi d’afficher les nœuds de type « folder » et « content » mais il est possible d’étendre l’affichage à tous les nœuds tout aussi rapidement.
  6. Suppression des permissions d’un utilisateur : si un utilisateur est désactivé, par exemple s’il a quitté la société, on doit pouvoir supprimer ses permissions, sans pour autant supprimer l’utilisateur, afin de le garder comme auteur de ses fichiers. Le nouvel outil permet de retrouver un utilisateur et de supprimer toutes ses permissions sur le repository en un temps minimal.
  7. Accès aux consoles Alfresco et aux Webscripts : Dans la console d’administration Share, le nouvel outil facilite l’accès aux consoles d’Alfresco (Workflow, AVM, Surf…) et le rechargement des Webscripts Alfresco et Share.

En savoir plus sur Alfresco Share

Démonstration de la Gestion Documentaire Alfresco

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